Derzeit beschäftigen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber weltweit mit der Ausbreitung von Covid-19. Die Auswirkungen werden schnell sichtbar: Das Home-Office steht bei den meisten Firmen aktuell an der Tagesordnung, sofern es für die Unternehmen möglich ist. Zudem zwingt auch die Schließung von Schulen und Kindertagesstätten viele dazu, von zu Hause aus zu arbeiten. Damit der Betrieb trotzdem rund läuft und die Mitarbeiter und Teams weiterhin einfach und schnell kommunizieren können, werden Apps und Tools genutzt, welche die Arbeit während des Teleworkings erleichtern. Wir geben Ihnen nützliche Tipps an die Hand, wie Sie eine reibungslose Kollaboration für die Zeit im Home-Office sicherstellen.

Bevor wir allerdings zu den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Tools kommen, gilt es zu definieren, was produktives Arbeiten von zu Hause auszeichnet und welche Herausforderungen gemeistert werden müssen. Trotz all der Vorteile, die das Teleworking mit sich bringt müssen einige Voraussetzungen gegeben sein, um Home-Office-Arbeit zu optimieren.

  • Zunächst muss ein sicherer und kontrollierbarer Zugang zu Unternehmensdaten gegeben sein, der sich mit den Regelungen und Berechtigungen der Firma vereinbaren lässt.
  • Die Fähigkeit und Bereitschaft, Arbeit zu teilen muss gegeben sein. Probleme bei der Versionierung von Arbeit können auftauchen.
  • Arbeiten auf Abstand erfordert ein hohes Maß an Kollaboration über digitale Kanäle. Textbasierte Kommunikation ist ebenso notwendig wie Audio- und Video-Anrufe.
  • Jeder Mitarbeiter muss Zugang zu funktionstüchtiger Hardware haben, oder muss berechtigt sein, seine eigenen Geräte zu Firmenzwecken zu nutzen. Klare Regelungen bezüglich der Kostenübernahme müssen getroffen werden.

Nachfolgend geben wir Ihnen eine Übersicht einiger Tools, die Ihnen bei der Mehrheit dieser Herausforderungen helfen:

„Sie können ein Ministerium auch von zu Hause aus führen“ –

Bundesinnenminister Seehofer zum Thema Heimarbeit

Im Rahmen der Verkündung der Grenzschließungen als Reaktion auf die Corona-Pandemie, erklärte Horst Seehofer, dass sich selbst ein Ministerium von zu Hause aus führen ließe. Der Spiegel zitiert den Bundesinnenminister bei der Aussage, es sei ihm empfohlen worden, „Öffentlichkeit […] und auch soziale Kontakte zu meiden.“ Man könnte denken: Wenn sich ein Ministerium von zu Hause aus leiten lässt, kann ich auch fernab des Büros produktiv sein.

Und tatsächlich war die Arbeit von zu Hause aus noch nie leichter – dem Internet sei Dank! Vor allem praktische Tools erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit mit Kollegen, Teams und Vorgesetzten. Nachfolgend finden Sie eine kleine Übersicht von nützlichsten Tools für Ihr Home-Office:

Microsoft Teams

Wenn Sie Microsoft Outlook für Ihre E-Mail- und Terminverwaltung nutzen, bietet sich Microsoft Teams als Kommunikationstool an, da es Teil des Office-365 Pakets ist. Termine, Kontakte und Dateien können einfach aus Outlook importiert und übertragen werden. Grundlegende Funktionen wie Chats und das Teilen von Dateien sind ebenso verfügbar. Das Essentials-Paket für 4,20€/User/Monat umfasst zudem Audio- und Video Calls. In den letzten Tagen hat Microsoft eine große Anzahl von Teamfunktionen kostenlos zur Verfügung gestellt.

Slack

Slack kann sowohl im Browser, als auch in der App genutzt werden. Neben der mVISE AG nutzen auch viele internationale Großunternehmen wie Vodafone, BBC und IBM die Chat- und Konferenzfunktionen von Slack. Innerhalb einer App werden hier mehrere Funktionen zusammengeführt, für die man sonst zwei oder mehr Programme verwendet. Standardmäßige Funktionen wie das Teilen von Videos, Bildern und Dokumenten werden um Audio- und Video-Calls mit der Möglichkeit des Screen-Sharings erweitert. Individuelle Channels halten bei Slack das gesamte Team zeitgleich auf dem Laufenden. Kleinere Teams nutzen Slack sogar kostenlos. Ein kleiner Nachteil: Bei mehreren Teilnehmern in einer Konferenz kann die Audioqualität beeinträchtigt werden. Eine App, die dieses Problem besser löst ist Microsoft Teams.

WebEx

Falls Sie unterwegs sind und an einem Video-Call teilnehmen wollen ist WebEx von Cisco eine gute Option. Es bietet wohl die beste Lösung an, was mobile Konferenzen betrifft. Egal ob mit Computer, Smartphone oder Tablet, die Bildschirmfreigabe gestaltet sich simpel, sodass jeder Anruf in ein Meeting umgewandelt werden kann.

Mit jeder dieser Apps lassen sich die größten Herausforderungen des Teleworkings überbrücken. Welche Option jedoch die beste für Ihr Team darstellt, hängt von den eigenen Präferenzen, Regelungen und technischen Voraussetzungen ab. Ein effizientes Arbeiten von zu Hause ist nicht zuletzt auch von Eigeninitiative und Motivation geprägt.

Darüber hinaus ist es wichtig, zu beachten, dass die Einführung eines Kollaborationstools immer auch unternehmenspolitische Fragen nach sich zieht. Stellen Sie sicher, dass der Gebrauch von Slack, Microsoft Teams und Co. nicht den Regularien Ihrer Firma widersprechen. Ein solides Rechtemanagement ist ebenso wichtig wie die Beachtung der DSGVO. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Nutzung eines entsprechenden Tools mit IT-Security Spezialisten zu besprechen, um einen sicheren Gebrauch zu garantieren. Unsere Expertenteams beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich.

​Grundsätzlich gilt: Wer von zu Hause aus arbeitet, sollte genauso gut erreichbar sein, wie er es im Büro wäre. Deshalb ist eine direkte und einfache Kommunikation essenziell, um auch in Zeiten der Corona-Pandemie effektiv arbeiten zu können, unabhängig von den Tools, die man benutzt. Denken Sie außerdem daran, auch daheim Pausen einzulegen, wenn Sie arbeiten. Erfassen Sie selbstständig Ihre Arbeitszeiten, damit Sie nicht die Zeit aus den Augen verlieren.

Mehr Tipps zum Thema “Zeiterfassung” und “Arbeitsnachweise” erfahren Sie in Kürze in einem weiteren Beitrag.

Derzeit beschäftigen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber weltweit mit der Ausbreitung von Covid-19. Die Auswirkungen werden schnell sichtbar: Das Home-Office steht bei den meisten Firmen aktuell an der Tagesordnung, sofern es für die Unternehmen möglich ist. Zudem zwingt auch die Schließung von Schulen und Kindertagesstätten viele dazu, von zu Hause aus zu arbeiten. Damit der Betrieb trotzdem rund läuft und die Mitarbeiter und Teams weiterhin einfach und schnell kommunizieren können, werden Apps und Tools genutzt, welche die Arbeit während des Teleworkings erleichtern. Wir geben Ihnen nützliche Tipps an die Hand, wie Sie eine reibungslose Kollaboration für die Zeit im Home-Office sicherstellen.

Bevor wir allerdings zu den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Tools kommen, gilt es zu definieren, was produktives Arbeiten von zu Hause auszeichnet und welche Herausforderungen gemeistert werden müssen. Trotz all der Vorteile, die das Teleworking mit sich bringt müssen einige Voraussetzungen gegeben sein, um Home-Office-Arbeit zu optimieren.

  • Zunächst muss ein sicherer und kontrollierbarer Zugang zu Unternehmensdaten gegeben sein, der sich mit den Regelungen und Berechtigungen der Firma vereinbaren lässt.
  • Die Fähigkeit und Bereitschaft, Arbeit zu teilen muss gegeben sein. Probleme bei der Versionierung von Arbeit können auftauchen.
  • Arbeiten auf Abstand erfordert ein hohes Maß an Kollaboration über digitale Kanäle. Textbasierte Kommunikation ist ebenso notwendig wie Audio- und Video-Anrufe.
  • Jeder Mitarbeiter muss Zugang zu funktionstüchtiger Hardware haben, oder muss berechtigt sein, seine eigenen Geräte zu Firmenzwecken zu nutzen. Klare Regelungen bezüglich der Kostenübernahme müssen getroffen werden.

Nachfolgend geben wir Ihnen eine Übersicht einiger Tools, die Ihnen bei der Mehrheit dieser Herausforderungen helfen:

„Sie können ein Ministerium auch von zu Hause aus führen“ –

Bundesinnenminister Seehofer zum Thema Heimarbeit

Im Rahmen der Verkündung der Grenzschließungen als Reaktion auf die Corona-Pandemie, erklärte Horst Seehofer, dass sich selbst ein Ministerium von zu Hause aus führen ließe. Der Spiegel zitiert den Bundesinnenminister bei der Aussage, es sei ihm empfohlen worden, „Öffentlichkeit […] und auch soziale Kontakte zu meiden.“ Man könnte denken: Wenn sich ein Ministerium von zu Hause aus leiten lässt, kann ich auch fernab des Büros produktiv sein.

Und tatsächlich war die Arbeit von zu Hause aus noch nie leichter – dem Internet sei Dank! Vor allem praktische Tools erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit mit Kollegen, Teams und Vorgesetzten. Nachfolgend finden Sie eine kleine Übersicht von nützlichsten Tools für Ihr Home-Office:

Microsoft Teams

Wenn Sie Microsoft Outlook für Ihre E-Mail- und Terminverwaltung nutzen, bietet sich Microsoft Teams als Kommunikationstool an, da es Teil des Office-365 Pakets ist. Termine, Kontakte und Dateien können einfach aus Outlook importiert und übertragen werden. Grundlegende Funktionen wie Chats und das Teilen von Dateien sind ebenso verfügbar. Das Essentials-Paket für 4,20€/User/Monat umfasst zudem Audio- und Video Calls. In der kostenfreien Version kann man diese Funktionen leider nicht nutzen.

Slack

Slack kann sowohl im Browser, als auch in der App genutzt werden. Neben der mVISE AG nutzen auch viele internationale Großunternehmen wie Vodafone, BBC und IBM die Chat- und Konferenzfunktionen von Slack. Innerhalb einer App werden hier mehrere Funktionen zusammengeführt, für die man sonst zwei oder mehr Programme verwendet. Standardmäßige Funktionen wie das Teilen von Videos, Bildern und Dokumenten werden um Audio- und Video-Calls mit der Möglichkeit des Screen-Sharings erweitert. Individuelle Channels halten bei Slack das gesamte Team zeitgleich auf dem Laufenden. Kleinere Teams nutzen Slack sogar kostenlos. Ein kleiner Nachteil: Bei mehreren Teilnehmern in einer Konferenz kann die Audioqualität beeinträchtigt werden. Eine App, die dieses Problem besser löst ist Microsoft Teams.

WebEx

Falls Sie unterwegs sind und an einem Video-Call teilnehmen wollen ist WebEx von Cisco eine gute Option. Es bietet wohl die beste Lösung an, was mobile Konferenzen betrifft. Egal ob mit Computer, Smartphone oder Tablet, die Bildschirmfreigabe gestaltet sich simpel, sodass jeder Anruf in ein Meeting umgewandelt werden kann.

Mit jeder dieser Apps lassen sich die größten Herausforderungen des Teleworkings überbrücken. Welche Option jedoch die beste für Ihr Team darstellt, hängt von den eigenen Präferenzen, Regelungen und technischen Voraussetzungen ab. Ein effizientes Arbeiten von zu Hause ist nicht zuletzt auch von Eigeninitiative und Motivation geprägt.

Darüber hinaus ist es wichtig, zu beachten, dass die Einführung eines Kollaborationstools immer auch unternehmenspolitische Fragen nach sich zieht. Stellen Sie sicher, dass der Gebrauch von Slack, Microsoft Teams und Co. nicht den Regularien Ihrer Firma widersprechen. Ein solides Rechtemanagement ist ebenso wichtig wie die Beachtung der DSGVO. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Nutzung eines entsprechenden Tools mit IT-Security Spezialisten zu besprechen, um einen sicheren Gebrauch zu garantieren. Unsere Expertenteams beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich.

​Grundsätzlich gilt: Wer von zu Hause aus arbeitet, sollte genauso gut erreichbar sein, wie er es im Büro wäre. Deshalb ist eine direkte und einfache Kommunikation essenziell, um auch in Zeiten der Corona-Pandemie effektiv arbeiten zu können, unabhängig von den Tools, die man benutzt. Denken Sie außerdem daran, auch daheim Pausen einzulegen, wenn Sie arbeiten. Erfassen Sie selbstständig Ihre Arbeitszeiten, damit Sie nicht die Zeit aus den Augen verlieren.

Mehr Tipps zum Thema “Zeiterfassung” und “Arbeitsnachweise” erfahren Sie in Kürze in einem weiteren Beitrag.

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