Home-Office: Für jeden bedeutete dies in den vergangenen Tagen ein schnelles Umdenken. Die Erfahrungen, die Sie aus dieser Situation mitnehmen werden, wird Ihr Denken nachhaltig verändern – auch über eine überstandene Coronakrise hinaus. Doch nur, wer sein Wissen dokumentiert und zugänglich macht, fördert Innovationen und sichert sich eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Denn durch Knowledge Management arbeitet Ihr gesamtes Unternehmen effizient – auch von Zuhause aus.

Knowledge Management – Warum Sie die Coronakrise als Chance sehen sollten

Beim Knowledge Management (dt. Wissensmanagement) geht es im Wesentlichen darum, das richtige Wissen zur richtigen Zeit an die richtige Person zu bringen. Es kann die Schaffung neuen Wissens umfassen oder sich ausschließlich auf die gemeinsame Nutzung, Speicherung und Verfeinerung von Wissen konzentrieren.

In Unternehmens-Wikis lassen sich Inhalte und Dokumente speichern und haben den Vorteil browserbasiert zu sein. Mitarbeiter aller Fachabteilungen dürfen Beiträge erstellen, die sie auch für ihre Kollegen als nützlich erachten. Dies mag an sich wenig komplex erscheinen, jedoch impliziert es eine starke Bindung an die Strategie Ihres Unternehmens. Ein Verständnis dafür, wo und in welchen Formen Wissen vorhanden ist, die Schaffung von Prozessen, die sich über die Organisationsfunktionen erstrecken, und die Sicherstellung, dass Initiativen von den Mitgliedern der Organisation akzeptiert und unterstützt werden, muss gefördert werden.

Eine Wissenslandkarte (Knowledge Map, Experience Map) macht es Ihren Mitarbeitern leicht, mit einem Experten in einem bestimmten Wissensgebiet in Verbindung zu treten. Es liegt auf der Hand, dass Sie, bevor Sie um Rat fragen können, erst jemanden finden müssen, der eine kompetente Antwort geben kann, und hier kommt eine Wissenslandkarte ins Spiel. Sie listet die Experten innerhalb der Organisation auf, zeigt ihre jeweiligen Fachgebiete und bietet die Möglichkeit, mit ihnen in Kontakt zu treten.

Jeder Mitarbeiter ist ein Experte auf seinem Gebiet. Das Humankapital Ihres Unternehmens ist die wichtigste Wissensressource – diese gilt es zu nutzen!

Die Ideenbank (Bank of Ideas) sammelt und speichert die in Ihrer Organisation generierten Ideen und Best Practices. Unternehmen, die für ihre bahnbrechenden Innovationen bekannt sind, holen ihre brillanten Ideen nicht einfach aus dem Nichts – sie holen sich aktiv Ideen von ihren Mitarbeitern und Managern und hören zu. Allerdings kann nicht jede Idee sofort für die Umsetzung in Betracht gezogen werden, so dass Sie sie in der Zwischenzeit irgendwo speichern müssen. Zudem muss festgehalten werden, wer auf welche Idee gekommen ist, damit der Autor eines bestimmten Vorschlags konsultiert und belohnt werden kann, wenn das Unternehmen beschließt, auf ihn einzugehen. Wie immer ist die Möglichkeit, die Ideen anderer Leute zu bewerten und zu kommentieren, ein großer Vorteil. Kein externer Berater, wie viele Jahre er auch immer in der Branche verbracht hat, kennt Ihr Unternehmen so genau wie ihre Mitarbeiter, die jahrelang in der Branche tätig waren. Außerdem sind die Dienste eines Beraters in der Regel nicht gerade preisgünstig. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Stimme, machen Sie deutlich, dass sie gehört wird.

Im Gegensatz zu traditionellen Knowledge Management (KM) Lösungen gehen neuartige Systeme nicht den Weg der klassischen Integration. Das heißt, Daten bleiben weiterhin dort, wo sie auch erzeugt werden (z.B. im SAP- oder im CRM-System). Die KM-Lösung dockt mittels Konnektoren an die zahlreichen Unternehmens-Datenquellen an und erzeugt eine Wissensdatenbank, welche die Originaldaten nicht repliziert, sondern eine Metaebene einführt, mit der Informationen für Mitarbeiter zusammengeführt und zugänglich gemacht werden können. Dadurch, dass die Daten unberührt bleiben, können die Fachabteilungen weiterhin mit den gewohnten Systemen arbeiten und sind zusätzlich in der Lage, von diesen Systemen aus auf die Stärken einer Wissensdatenbank zuzugreifen. Selbst während der Coronakrise, wenn Ihr Office unterbesetzt ist, arbeiten Ihre Kollegen mit tagesaktuellen Daten!

Ein Wissensmanagement-Prozess gehört in jeden Strategieplan eines aufstrebenden Unternehmens. Unabhängig von Branche und fachlicher Ausrichtung sollten Transparenz und die Dokumentation von Expertise fester Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit werden. Im virtuellen Büro gilt dies mehr denn je. Wissen ist überall, es muss nur eingefangen werden bevor seine Wirkung verpufft! Dies bedeutet auch, dass Sie sich selbst und Ihre Mitarbeiter zunächst zu Ihrem Glück zwingen müssen, denn es ist immer einfacher Daten individuell abzulegen, als den zusätzlichen Umweg über die KM-Technologie zu gehen.

Vorteile des Knowledge Managements

  • Erfolgreiche Prozesse und gute Arbeitsergebnisse werden sichtbar und können für zukünftige Projekte gesichert werden
  • Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden
  • Das Wissen ausscheidender Mitarbeiter bleibt dem Unternehmen erhalten
  • Im Unternehmen vorhandene Kompetenzen werden transparent
  • Abläufe werden stetig verbessert

Oftmals fehlt die Bereitschaft Wissen zu teilen, daher ist ein durchdachtes Konzept umso wichtiger. Es muss in die Strategie des Unternehmens eingeflochten werden, sodass eine transaktive Wissenskultur etabliert werden kann. Erkennen Mitarbeiter, dass es sich um eine offene, transparente Kultur handelt, so werden sie sich gerne untereinander austauschen. Werden dagegen selbst Kleinigkeiten stets nur einem engen Kreis an Eingeweihten zur Kenntnis gegeben, so werden die Mitarbeiter ihr Wissen vermutlich nicht weitergeben. Werden Fehler nicht negativ bewertet, sondern aufgegriffen um aus ihnen zu lernen, entsteht ein kreativitäts- und damit innovationsförderndes Klima. Die Mitarbeiter sind eher bereit Neues auszuprobieren und Fehler zu zugeben, statt zu vertuschen. Wichtig ist auch, Fehlschläge und Misserfolge auf die digitale Wissensplattform zu transferieren. Aus ihnen werden die größten Erkenntnisse gewonnen! Gerade jetzt stehen viele Unternehmen vor den Folgen einer unzureichend gepflegten Wissenskultur – zugegeben: Eine derartige Entwicklung schien bis vor wenigen Monaten undenkbar. Doch auch ist jetzt die Zeit, einen weiteren Schritt in Richtung Virtualisierung zu gehen und aus den eigenen Fehlern zu lernen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es beim Wissensmanagement nicht darum geht, Wissen um des Wissens willen zu verwalten. Das übergeordnete Ziel ist es, Wert zu schaffen und die Wissensressourcen des Unternehmens zu nutzen und zu verfeinern, um die Unternehmensziele zu erreichen. Es bedarf Zeit einen Rahmen, der Wissenstransfer begünstigt zu schaffen, doch wir sollten heute damit anfangen.

Ein solides Rechtemanagement ist ebenso wichtig wie die Beachtung der DSGVO. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Nutzung eines entsprechenden Tools mit IT-Security Spezialisten zu besprechen, um einen sicheren Gebrauch zu garantieren. Unsere Expertenteams beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich. Mehr Tipps zum Thema “Zeiterfassung” und “Arbeitsnachweise” erfahren Sie in Kürze in einem weiteren Beitrag.

Home-Office: Für jeden bedeutete dies in den vergangenen Tagen ein schnelles Umdenken. Die Erfahrungen, die Sie aus dieser Situation mitnehmen werden, wird Ihr Denken nachhaltig verändern – auch über eine überstandene Coronakrise hinaus. Doch nur, wer sein Wissen dokumentiert und zugänglich macht, fördert Innovationen und sichert sich eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Denn durch Knowledge Management arbeitet Ihr gesamtes Unternehmen effizient – auch von Zuhause aus.

Knowledge Management – Warum Sie die Coronakrise als Chance sehen sollten

Beim Knowledge Management (dt. Wissensmanagement) geht es im Wesentlichen darum, das richtige Wissen zur richtigen Zeit an die richtige Person zu bringen. Es kann die Schaffung neuen Wissens umfassen oder sich ausschließlich auf die gemeinsame Nutzung, Speicherung und Verfeinerung von Wissen konzentrieren.

In Unternehmens-Wikis lassen sich Inhalte und Dokumente speichern und haben den Vorteil browserbasiert zu sein. Mitarbeiter aller Fachabteilungen dürfen Beiträge erstellen, die sie auch für ihre Kollegen als nützlich erachten. Dies mag an sich wenig komplex erscheinen, jedoch impliziert es eine starke Bindung an die Strategie Ihres Unternehmens. Ein Verständnis dafür, wo und in welchen Formen Wissen vorhanden ist, die Schaffung von Prozessen, die sich über die Organisationsfunktionen erstrecken, und die Sicherstellung, dass Initiativen von den Mitgliedern der Organisation akzeptiert und unterstützt werden, muss gefördert werden.

Eine Wissenslandkarte (Knowledge Map, Experience Map) macht es Ihren Mitarbeitern leicht, mit einem Experten in einem bestimmten Wissensgebiet in Verbindung zu treten. Es liegt auf der Hand, dass Sie, bevor Sie um Rat fragen können, erst jemanden finden müssen, der eine kompetente Antwort geben kann, und hier kommt eine Wissenslandkarte ins Spiel. Sie listet die Experten innerhalb der Organisation auf, zeigt ihre jeweiligen Fachgebiete und bietet die Möglichkeit, mit ihnen in Kontakt zu treten.

Jeder Mitarbeiter ist ein Experte auf seinem Gebiet. Das Humankapital Ihres Unternehmens ist die wichtigste Wissensressource – diese gilt es zu nutzen!

Die Ideenbank (Bank of Ideas) sammelt und speichert die in Ihrer Organisation generierten Ideen und Best Practices. Unternehmen, die für ihre bahnbrechenden Innovationen bekannt sind, holen ihre brillanten Ideen nicht einfach aus dem Nichts – sie holen sich aktiv Ideen von ihren Mitarbeitern und Managern und hören zu. Allerdings kann nicht jede Idee sofort für die Umsetzung in Betracht gezogen werden, so dass Sie sie in der Zwischenzeit irgendwo speichern müssen. Zudem muss festgehalten werden, wer auf welche Idee gekommen ist, damit der Autor eines bestimmten Vorschlags konsultiert und belohnt werden kann, wenn das Unternehmen beschließt, auf ihn einzugehen. Wie immer ist die Möglichkeit, die Ideen anderer Leute zu bewerten und zu kommentieren, ein großer Vorteil. Kein externer Berater, wie viele Jahre er auch immer in der Branche verbracht hat, kennt Ihr Unternehmen so genau wie ihre Mitarbeiter, die jahrelang in der Branche tätig waren. Außerdem sind die Dienste eines Beraters in der Regel nicht gerade preisgünstig. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Stimme, machen Sie deutlich, dass sie gehört wird.

Im Gegensatz zu traditionellen Knowledge Management (KM) Lösungen gehen neuartige Systeme nicht den Weg der klassischen Integration. Das heißt, Daten bleiben weiterhin dort, wo sie auch erzeugt werden (z.B. im SAP- oder im CRM-System). Die KM-Lösung dockt mittels Konnektoren an die zahlreichen Unternehmens-Datenquellen an und erzeugt eine Wissensdatenbank, welche die Originaldaten nicht repliziert, sondern eine Metaebene einführt, mit der Informationen für Mitarbeiter zusammengeführt und zugänglich gemacht werden können. Dadurch, dass die Daten unberührt bleiben, können die Fachabteilungen weiterhin mit den gewohnten Systemen arbeiten und sind zusätzlich in der Lage, von diesen Systemen aus auf die Stärken einer Wissensdatenbank zuzugreifen. Selbst während der Coronakrise, wenn Ihr Office unterbesetzt ist, arbeiten Ihre Kollegen mit tagesaktuellen Daten!

Ein Wissensmanagement-Prozess gehört in jeden Strategieplan eines aufstrebenden Unternehmens. Unabhängig von Branche und fachlicher Ausrichtung sollten Transparenz und die Dokumentation von Expertise fester Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit werden. Im virtuellen Büro gilt dies mehr denn je. Wissen ist überall, es muss nur eingefangen werden bevor seine Wirkung verpufft! Dies bedeutet auch, dass Sie sich selbst und Ihre Mitarbeiter zunächst zu Ihrem Glück zwingen müssen, denn es ist immer einfacher Daten individuell abzulegen, als den zusätzlichen Umweg über die KM-Technologie zu gehen.

Vorteile des Knowledge Managements

  • Erfolgreiche Prozesse und gute Arbeitsergebnisse werden sichtbar und können für zukünftige Projekte gesichert werden
  • Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden
  • Das Wissen ausscheidender Mitarbeiter bleibt dem Unternehmen erhalten
  • Im Unternehmen vorhandene Kompetenzen werden transparent
  • Abläufe werden stetig verbessert

Oftmals fehlt die Bereitschaft Wissen zu teilen, daher ist ein durchdachtes Konzept umso wichtiger. Es muss in die Strategie des Unternehmens eingeflochten werden, sodass eine transaktive Wissenskultur etabliert werden kann. Erkennen Mitarbeiter, dass es sich um eine offene, transparente Kultur handelt, so werden sie sich gerne untereinander austauschen. Werden dagegen selbst Kleinigkeiten stets nur einem engen Kreis an Eingeweihten zur Kenntnis gegeben, so werden die Mitarbeiter ihr Wissen vermutlich nicht weitergeben. Werden Fehler nicht negativ bewertet, sondern aufgegriffen um aus ihnen zu lernen, entsteht ein kreativitäts- und damit innovationsförderndes Klima. Die Mitarbeiter sind eher bereit Neues auszuprobieren und Fehler zu zugeben, statt zu vertuschen. Wichtig ist auch, Fehlschläge und Misserfolge auf die digitale Wissensplattform zu transferieren. Aus ihnen werden die größten Erkenntnisse gewonnen! Gerade jetzt stehen viele Unternehmen vor den Folgen einer unzureichend gepflegten Wissenskultur – zugegeben: Eine derartige Entwicklung schien bis vor wenigen Monaten undenkbar. Doch auch ist jetzt die Zeit, einen weiteren Schritt in Richtung Virtualisierung zu gehen und aus den eigenen Fehlern zu lernen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es beim Wissensmanagement nicht darum geht, Wissen um des Wissens willen zu verwalten. Das übergeordnete Ziel ist es, Wert zu schaffen und die Wissensressourcen des Unternehmens zu nutzen und zu verfeinern, um die Unternehmensziele zu erreichen. Es bedarf Zeit einen Rahmen, der Wissenstransfer begünstigt zu schaffen, doch wir sollten heute damit anfangen.

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